État des dépenses en ligne

La demande de déclaration de frais en ligne d'ASL permet aux entreprises d'automatiser et de rationaliser la soumission, l'approbation et la comptabilité des frais de déplacement et de réduire les coûts de plus de 80%. Traditionnellement, les entreprises ont utilisé des systèmes de suivi des dépenses basés sur des tableaux et des développements internes. Ces systèmes ont été inefficaces et ont manqué de flux de travail sophistiqués, de contrôle des politiques et d'intégration avec les systèmes existants de ressources humaines, de paie et de gestion de projet. La solution comprend un ensemble standard de fonctions et de fonctions de workflow qui sont disponibles immédiatement pour aider les employés et les gestionnaires à collaborer avec la comptabilité afin d'améliorer la précision et l'efficacité des processus de reporting des dépenses. L'état des frais en ligne s'intègre facilement dans les Intranets, les Extranets ou les Portails RH existants, comme le HR VP ™ d'ASL.

Frais les soumissions

En utilisant uniquement un navigateur, les employés peuvent entrer, gérer et soumettre des relevés de dépenses à la demande de n'importe où à tout moment. Les utilisateurs peuvent spécifier le type de dépense, l'allocation basée sur GL de l'entreprise, le projet et la tâche sur laquelle la dépense a été engagée, la devise de la dépense, les notes et bien plus encore. En utilisant les règles commerciales standard, seules les dépenses admissibles peuvent être soumises à d'autres coûts de contrôle. Une fois terminé, les états des dépenses peuvent être soumis en ligne à un superviseur ou à un gestionnaire pour approbation. Une technologie de flux de travail sophistiquée renvoie l'énoncé des dépenses par autant de niveaux d'approbation que nécessaire pour s'adapter aux processus et aux règles d'affaires de l'organisation

reduce admin time

Réduire l'administration

L'automatisation réduit de plus de 80% le coût de traitement d'un état des dépenses

Standardized Expense Statements

Déclarations de dépenses normalisées

Les déclarations de dépenses semblent et ressentent la même chose pour tous les déposants et les approbateurs avec des règles spécifiques à l'entreprise.

GL Allocation

GL Allocation 

No more guessing about which account to allocate expenses to because of integration with the company's financial system

Integrated System

Integrated System

Approved expenses are automatically posted to the company's financial system and sent to payroll for reimbursement

Approbations des dépenses et comptabilitég

Les superviseurs et les gestionnaires reçoivent automatiquement une notification des approbations de dépenses en cours, soit par courrier électronique, soit par annonce privée. En cliquant et en suivant le lien intégré dans le courrier électronique ou l'annonce privée, le superviseur est redirigé vers l'état des dépenses soumis. Si l'état des dépenses est approuvé, l'employé est automatiquement informé de son approbation. Toutefois, si le superviseur rejette le mémoire, l'employé est informé par voie électronique afin de corriger et de soumettre de nouveau ses dépenses. De cette façon, vous pouvez éliminer le papier aléatoire et rationaliser non seulement les approbations, mais aussi le délai de remboursement. Les services de comptabilité peuvent facilement examiner les relevés approuvés par le superviseur pour la vérification finale et le paiement via le système. En utilisant le suivi en ligne du système, le personnel de la comptabilité peut s'assurer que tous les reçus, factures et autres relevés de frais ont été reçus pour les relevés de dépenses soumis.

Les déclarations approuvées peuvent être imprimées ou diffusées dans différents formats tels que Microsoft Excel ou des fichiers texte. De cette façon, les dépenses approuvées peuvent être automatiquement envoyées au système financier de votre entreprise, ce qui élimine la réingénierie manuelle des informations. Étant donné que le système est entièrement intégré, les remboursements sont automatiquement envoyés à la paie pour le paiement

Service garanti et assistance

Depuis 1989, notre bilan éprouvé pour la fourniture d'un puissant logiciel et support RH vous permet de bénéficier de notre expertise en technologie de l'information, conformité réglementaire, documentation, formation et assistance technique. Une assistance personnalisée est disponible directement auprès de nos spécialistes du service à la clientèle hautement qualifiés ou en libre-service via le Web mondial. En utilisant le Web mondial, les utilisateurs ne sont plus limités aux heures de support définies, mais peuvent télécharger des fichiers, recevoir des communications et se soutenir eux-mêmes à n'importe quel moment de n'importe où.

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